Réaliser un audit opérationnel / fonctionnel en EHPAD

Pourquoi diantre réaliser un audit fonctionnel d’EHPAD ? et puis d’abord, ça consiste en quoi un audit fonctionnel ?
Dans un établissement accueillant du public, on a souvent la tête dans le guidon au quotidien.
Les urgences prennent rapidement le dessus et on n’a pas plus le recul nécessaire pour identifier ce qui marche et ce qui ne marche pas. Pourtant, les sources de dysfonctionnements peuvent être nombreuses : process, gouvernance, stratégie… et l’immobilier porte aussi souvent sa part de responsabilité.
L’établissement vieillit, la maintenance est peu assurée, on fait ce qu’on peut, jusqu’au jour où de lourds travaux s’imposent pour ne pas risquer la fermeture administrative ou de voir débarquer Philippe ETCHEBEST et Stéphane PLAZA en mode « Cauchemar en EHPAD » ou « EHPAD à vendre »

Bonne nouvelle, il existe une solution qui permet d’éviter ce genre de scenario catastrophe, de redonner le sourire à votre équipe, à vos résidents, et à même à votre DAF puisqu’il est possible de dégager de nouvelles recettes… Alors, on le fait cet audit fonctionnel ?

Qu’est-ce qu’un audit opérationnel ?

Un audit opérationnel, aussi appelé audit fonctionnel, est une photographie d’un établissement à un instant T, dont l’analyse doit permettre de mesurer le niveau d’adéquation entre :

• sa construction : comment le bâtiment a été construit, quelles surfaces, quels volumes, quelles pièces pour quels usages théoriques ;
• son usage : comment le bâtiment est réellement utilisé au quotidien, par les personnes qui l’occupent, personnel, patient, client ou visiteur.

Cet audit n’a pas vocation à étudier ni les ressources humaines ni la performance de votre établissement. Il a en revanche, souvent des conséquences positives indirectes sur ces composantes.

Le but d’un audit fonctionnel est de réaliser un diagnostic du fonctionnement et des dysfonctionnements d’un établissement, du point de vue des usages et de la sécurité des usagers. Il aboutit généralement à la mise en place d’actions correctives, qui peuvent aller de simples modifications mineures ou aménagements, à des travaux de rénovation ou de réhabilitation beaucoup plus lourds.

Ces mesures correctives, quel que soit leur niveau de complexité de mise en œuvre ou leur coût, ont généralement des incidences économiques et financières positives et durables car elles impactent la chaine de valeur très en amont, sur le terrain. Mais attention, il ne s’agit ni d’un audit organisationnel, ni d’un audit de l’organisation des soins !
L’audit fonctionnel dont il est ici question ne concerne que l’immobilier, son agencement, sa programmation et son utilité au regard de ses usages et de votre mission.

Les 4 bonnes raisons pour lancer un audit opérationnel

Les audits sont souvent perçus uniquement comme des dépenses, alors qu’ils sont en réalité de formidables investissements, qui vont contribuer à améliorer non seulement la performance économique et financière de l’établissement, mais aussi et surtout, le bien être des personnes qui y travaillent et qui y vivent.

Améliorer le confort de vos équipes

L’ennemi au travail c’est la routine.
Sans s’en rendre compte, les équipes se sont habituées à leur environnement de travail.
Les fameux « on fait avec », « on a l’habitude », « ça a toujours été comme ça ». Elles se fatiguent et perdent du temps car elles utilisent le bâtiment tel qu’il est et non tel qu’il devrait être. Des adaptations mineures de l’immobilier existant peuvent réellement éliminer des contraintes et changer la donne en facilitant le travail des équipes. Moins de pénibilité, moins d’accidents du travail, moins de distance parcourue, moins de répétitivité, moins de turn over et d’absentéisme etc.

Améliorer l’expérience de vos patients

Un personnel avec moins de contraintes, plus épanoui, a nécessairement, indirectement, des répercussions positives sur les patients, qui elles-mêmes ont des répercussions positives sur le moral des équipes etc. : la chaîne vertueuse est amorcée.
Mais certaines adaptations et modifications de l’outil immobilier, ont des conséquences directes sur le confort et/ou la sécurité des patients.
Quelques exemples illustratifs : le gravier en extérieur pour la sortie des résidents, c’est peu fonctionnel et pas vraiment pratique en fauteuil roulant, on doit pouvoir faire mieux ; deux salles de restauration qui ne sont pas côte à côte et / ou à des niveaux différents, la ventilation des espaces et des circulations devrait être repensée pour fluidifier les parcours.

Dégager de nouvelles recettes

Il existe des solutions fonctionnelles qui permettent de faire rentrer plus de recettes dans un EHPAD. Adosser une résidence autonomie est par exemple une option tout à fait pertinente qui permet d’augmenter la capacité d’accueil et une meilleure mutualisation des coûts fixes. Encore faut-il bien repenser la structure pour répondre à ces nouveaux besoins de façon pertinente.
La demande d’un agrément pour créer un ou plusieurs Pôles d’Activités et de Soins Adaptés (PASA) est aussi une solution qui offre la possibilité de s’ouvrir à l’extérieur. Elle nécessite également une expertise immobilière spécifique pour veiller à la bonne organisation fonctionnelle des espaces.

Limiter les dépenses

A l’issu d’un audit fonctionnel, vous avez une vision claire de la priorisation des chantiers à mettre en œuvre. Vous allez par exemple éviter de refaire les peintures, si dans deux ans vous vous rendez compte qu’il faut refaire intégralement les chambres.
L’objectif est de rationaliser et d’anticiper les travaux, pour maîtriser parfaitement votre budget.
Il n’est pas rare par exemple de trouver des moteurs de climatisation posés « à même le sol », sur des toitures terrasses, sur l’étanchéité. Si vous envisagez de refaire l’isolation de votre établissement par l’extérieur, il va falloir se poser les bonnes questions en termes d’ordonnancement des travaux, pour éviter de défaire ce qui vient d’être fait à la fin du chantier. Un exemple parmi tant d’autres…

« Oui mais en prenant un bon architecte, on connait le budget et les délais »

Oui, en théorie. Et en pratique ça a donné quoi ? Partagez vos expériences en nous contactant 🙂

Les bons moments pour réaliser un audit opérationnel

Le bon moment pour réaliser un audit opérationnel, c’est quand on pense qu’il faudrait lancer des travaux, mais qu’on ne sait pas bien par où commencer. Et qu’en même temps, on se dit qu’on pourrait décaler sur le prochain exercice parce que « les travaux en site occupé c’est quand même pas une partie de plaisir » dixit une Directrice d’EHPAD ?

Avis partagé par 99.99 % des résidents. Pour assurer la continuité des services, il faut l’organiser et donc l’anticiper.
Vous allez avoir besoin de connaître précisément qui fait quoi où. Le but : rationaliser les espaces, phaser le chantier et identifier les services qui vont devoir bouger, une ou plusieurs fois pour certains !

Quand faire un audit ? Il y a en général trois moments clé qui se prêtent à ce genre d’exercice :

• L’écriture du projet de vie de l’établissement
  Le projet d’établissement définit la politique globale de votre structure, le projet de soins décrit l’organisation des soins et de l’équipe soignante, le projet de vie quant à lui met en œuvre et concrétise réellement les orientations du projet d’établissement pour répondre à la question du « comment ». Son écriture ou sa ré écriture peut être une vraie opportunité pour réaliser un audit opérationnel : il va poser un diagnostic exhaustif de l’existant et le confronter avec la théorie. Qu’est ce qui est faisable, pas faisable, envisageable, pour quels coûts et sur quels horizons ?
• Projet de réhabilitation / rénovation
  Vous avez en tête un projet de rénovation, légère ou lourde, ou de mise en conformité : avant de vous jeter tête baissée dans la liste des travaux à réaliser et la recherche d’un architecte magicien qui vous garantira le respect du budget et des délais – #spoil il n’existe pas – , il est grand temps de vous poser pour réfléchir aux usages et au fonctionnement global de votre établissement.
• Projet d’extension / restructuration
  En préparation de travaux lourds qui vont nécessiter un suivi de chantier de plusieurs mois, voire années dans certains cas, il est indispensable de connaître le fonctionnement de l’existant, pour réfléchir aux phasages des travaux : quels services / résidents vont nécessiter d’être déplacés provisoirement ou définitivement ?

Les moments où il aurait fallu réaliser un audit opérationnel

Ce sont tous ces petits moments que vous avez peut-être connus un jour…
Toute ressemblance avec des faits ou des personnages ayant réellement existé ne serait que pure coïncidence ? :
« mais pourquoi les fauteuils roulants sont trop larges pour les ascenseurs ? »
« on va devoir abattre une cloison alors que la peinture a été refaite l’année dernière »
« tiens d’ailleurs pourquoi la peinture est refaite chaque année ? »
« ce tableau électrique est plus vieux que notre doyen/ne » 

Vous avez vécu des situations similaires, vous avez un verbatim à partager ? Contactez-nous ?

L’audit opérationnel analyse tous vos besoins fonctionnels et mesure l’adéquation entre les usages réels au quotidien et la façon dont vos espaces sont construits et organisés.

Cette approche pragmatique et orientée usages peut se décliner à n’importe quel type d’activité. A l’heure où les EHPAD vont devoir engager de lourds travaux de rénovation et/ou de réhabilitation, ce genre de diagnostic semble indispensable pour identifier en amont les risques et les opportunités que peuvent générer de tels investissements. C’est l’occasion de repenser les espaces pour (re)construire durablement des locaux adaptés aux nouveaux enjeux des prochaines années et centrés avant tout sur l’Humain.